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新人职场|这个问题,蚕食着我们的工作效率

很多时候,我们总以为自己的沟通是有效的,其实未必如此。


在我这几年的工作经验中,有一种情况很常见:一个团队,每个人都很优秀,很出色,工作也很尽责,但是效率总是很难得到提高。


问题出在哪儿呢?


很多时候,其实跟能力和责任心无关,而是出在沟通上面。


事实上,真正高效、顺畅的沟通,是非常少的。原因之一,是每个人都存在一种情况:自己熟悉的东西,就认为其他人也应该熟悉;自己认可的东西,就认为其他人也应该认可。


我们很难从别人的角度出发,去考虑:他是怎么看这个问题的?他对这个问题的判断和评价是什么?会怎么理解我的描述?针对这个问题,他会想到什么解决方案?


这样,当我们跟别人沟通时,就会不自觉地、大量使用我们习惯的用词和观念,向对方传递信息,而完全不管对方是否能够接受。


这就导致了信息在传达过程中的损耗和扭曲,出现信息不对称。




举个简单的例子:当客户说「这个LOGO再大一点」的时候,他表达的是什么呢?


他想说的,肯定不是「这个LOGO再大一点,整体的平衡感和视觉效果才会更合适」,而是「这个LOGO能不能更大一点,让我们公司的信息更醒目?」


如果设计师没有理解这个含义,他会怎么做呢?他会反复多次地对所有元素的比例和位置进行微调,在这个基础上再微调LOGO,达到不破坏整体平衡感的效果——显然这并不是客户想要的。这样的后果,就是一次次的打回重改。


而如果设计师理解了客户的真实需求,那么,他就可以采取许多「尺寸」之外的方法来解决这个问题:能不能将LOGO换个颜色?能不能将LOGO的位置调整一下?能不能周围的元素弱化一下,来突出这个LOGO?等等。


在许多公司(比如广告公司和互联网公司),这样的例子几乎每天都在上演。


  • 运营无法理解为什么产品把需求否了;

  • 产品无法理解为什么研发实现的功能跟他要的就是不一样;

  • 设计师无法理解文案究竟要什么风格;

  • AE无法理解创意为什么一直拖稿;

  • 创意无法理解为什么客户就是不满意;

  • 老板无法理解给你们这么多人,为什么这点事情都做不好;

  • ……


这其实就是平常所说的「沟通成本」。





如果一项工作,2个人花12小时可以完成,现在给4个人,是不是只需要6小时?


当然不是,很多时候,未必会比12小时缩短多少,甚至,可能会增加。原因就是因为,人多了,需要对接的信息也多了,彼此的沟通成本也急速上升——因为每个人都要跟其他所有人进行沟通。如果2个人的沟通成本是n,3个人就是3n(AB,AC,BC),4个人就是6n(AB,AC,AD,BC,BD,CD)。


如果这些沟通过程没有很好地完成,就会导致信息的不完整,引起一系列降低效率的意外。


  • 比如,小明本来应该在收到小红的邮件之后,立刻进行处理,但是他没有得到这个信息,导致邮件在这个环节拖了半天;

  • 比如,小明本来已经做好了一份表格,可以改一改直接用在别的任务上,小红不知情,导致又重新做了一次;

  • 比如,同样一个要求,小明和小红的理解不一致,导致两个人做出来的东西整合不到一起;

  • ……


别小看这些细节,大量的这些意外积累在一起,常常就会导致一个项目十天半个月的延误。


这不仅仅是项目经理应该注意的问题,也是我们每个人应该注意的问题。


任何涉及团队协作的工作,绝不仅仅是把自己的事情做好就行了:你要学会跟别人有效地沟通。


对方也许只讲了50%的话,但你能理解到对方90%、甚至100%的需求,然后把事情做到位。




其实,仔细观察一下,就会发现,我们身边那些优秀的人,通常都具备这样的素质:他们未必在任何事情上都有过人的能力,但是他们考虑得特别周到,很多细节都能处理得很好,很多事情在他们手中,总是会省心很多。


在团队里,这就叫做默契。


许多习惯了「按部就班」方式的人,不会去思考为什么要这样做、应该怎么做、如何才能更好地满足双方的需求和目的,而只是抱着「你叫我做什么,我就做什么」的心态。


这样一来,只要双方的理解不是100%吻合,就势必会出现偏差,从而导致返工、修改。


而有效的沟通以及自省,其实就是一种修正机制。它可以使你在开始工作之前,确保将双方的理解调校到同一个方向上,从而事半功倍。


不同的理解,很多时候,是因为视角和层次的不同。做一个方案,执行者会去想:这个方案要怎么引入?这里的文字要怎么表达?这里用什么图表会更有效?而运营的主管可能就会想:这个方案的逻辑是否清晰?是否传达出了最重要的信息?总监则可能会想:这个方案是否符合品牌的战略和方向?是否能带来足够的收益?


诸如此类。




无论任何职位,你一定要在本职工作的基础上,对其他人的工作有所了解。不但对同事的工作要有了解,对跨部门的协作者、上级,都要有所了解。


这样一来,当你跟别人对接工作的时候,你才会知道:他会如何理解你所说的话;会如何评价问题的优先级;会采取什么方式去解决问题。以及,他所作出的这些理解和反应,是不是你所期望的?


这也是我对新人一向的要求。每个新人入职,我都会对他们说,在完成手头工作的基础上,一定要去理解你的团队伙伴和负责人的工作。不懂就问,还不懂就再问,问完自己多思考。只有充分理解了整个团队的目标、进展和工作方式,你做起事情来才能事半功倍。


在一个职位上做久了,你的目光和思维就会被限制住:你会习惯用这个职位的角度去思考问题,从自己出发,建立对问题的描述框架。


只有主动地跳出这个框架,从更高的高度去鸟瞰,才能提升你的思维方式和工作效率。



本文作者:L先生的猫

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